Dit is de privacyverklaring van Domein Martinus en The M Group (hierna “Domein Martinus” of “wij”). Domein Martinus is gevestigd in 2980 Halle-Zoersel te Sniederspad 133. Het Ondernemingsnummer van Domein Martinus in België is: BE 0418.645.763. Domein Martinus is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Domein Martinus heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (“FG”). De FG houdt intern toezicht op de gegevensverwerking van Domein Martinus en haar zusterondernemingen. Indien u klachten of vragen hebt die niet door de contactpersonen kunnen worden behandeld kun u contact met de FG opnemen. Dit kan per post aan Domein Martinus t.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming, Sniederspad 133, 2980 Halle-Zoersel, of per e-mail via info@domeinmartinus.be.
In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van u verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft.
Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van klanten en berijders van Domein Martinus, bezoekers van onze website, leveranciers, sollicitanten en alle overige relaties van Domein Martinus.
Wat is het algemene privacybeleid van Domein Martinus?
Domein Martinus respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website www.domeinmartinus.be, van haar (potentiële) klanten en relaties.
Domein Martinus stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
Domein Martinus deelt uw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
Domein Martinus is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren. Daarbij houdt Domein Martinus altijd rekening met uw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.
Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?
Domein Martinus verwerkt uw persoonsgegevens omdat u:
gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
uw gegevens doorgeeft aan Domein Martinus via persoonlijk contact, e-mail, website of per telefoon;
de website van Domein Martinus bezoekt;
een zakelijke relatie met Domein Martinus heeft;
solliciteert bij Domein Martinus.
De meeste gegevens die we van u verzamelen levert u zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat u niet steeds opnieuw uw gegevens hoeft aan te leveren.
Als u een offerte voor akkoord tekent, worden de gegevens van uw onderneming uit het databaseplatform van de Kamer van Koophandel en/of andere dataplatformen gehaald.
Voor welke doelen verzamelen we uw persoonsgegevens?
Domein Martinus verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Communicatie. We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld inzake een behandeling van een offerte of een contract. Verder om u te informeren over onze dienstverlening en om u op de hoogte te stellen van actuele ontwikkelingen.
Uitvoeren lease overeenkomst. Als u klant, berijder van een auto of leverancier bent van Domein Martinus dan verwerken wij uw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
Kredietwaardigheidscheck. Wij toetsen voor elke overeenkomst de kredietwaardigheid van onze klanten, en eventuele andere betrokken relaties. Dit laten wij doen door onze vendorpartners. Meestal worden alleen bedrijfsgegevens verwerkt in dit proces, maar het kan zijn dat er ook persoonsgegevens worden verwerkt.
Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature.
Wet- en regelgeving. We verwerken uw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
Gebruikerservaring website. Om te beoordelen of de website van Domein Martinus een optimale gebruikerservaring biedt.
Marketing analyse en onderzoek. We gebruiken uw contact gegevens om u uit te nodigen om mee te doen aan onderzoeken, enquêtes en klantpanels.
Direct marketing/adverteren.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?
Wij verwerken uw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met u, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, u daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Als u Domein Martinus toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen uw persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop u deze hebt verstrekt.
Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt Domein Martinus?
Domein Martinus verwerkt uw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder treft u een overzicht aan van de belangrijkste processen.
1. Sales
Bij de sales afdeling van Domein Martinus kunt u terecht voor al uw vragen, offertes en contractafhandeling van Domein Martinus.
Soms zal sales u vragen bepaalde gegevens te vertrekken, zodat zij u goed van dienst kunnen zijn. Soms zal het nodig zijn om uw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld een verzekeraar.
Op de website van Domein Martinus kunt u contact opnemen met Domein Martinus via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer u een vraag heeft of een offerte wenst te ontvangen. De gegevens die we u vragen in te vullen, hebben we nodig om met u te kunnen communiceren en om u zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn.
2. Nieuwsbrieven
We informeren u graag over onze diensten en actuele ontwikkelingen in de markt. Hiervoor gebruiken we uw contactgegevens die u aan ons hebt verstrekt. We gebruiken uw e-mailadres om u nieuwsbrieven digitaal te zenden. Mocht u geen e-mails van Domein Martinus meer willen ontvangen dan kunt u zich via de eerst volgende e-mail nieuwsbrief die u ontvangt afmelden, via de link “unsubscribe”.
3. Acquisitie
Domein Martinus kan u per post of e-mail rechtstreeks benaderen om klant bij haar te worden. Domein Martinus zal steeds onderzoeken of de gegevens rechtmatig zijn verkregen en de herkomst van de gegevens melden. Domein Martinus maakt soms ook gebruik van andere communicatiekanalen. We houden daarbij rekening met de relevante (spam)wetgeving.
5. Inkoop / leveranciers / tussenpersonen
Domein Martinus verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers en tussenpersonen die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van overeenkomsten. De gegevens die Domein Martinus van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.
6. Sollicitaties
Als u bij Domein Martinus solliciteert, dan worden de door u verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:
naam en adresgegevens;
e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
geboortegegevens/leeftijd;
geslacht;
Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments;
gegevens over beschikbaarheid;
andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;
overige gegevens die u ons hebt verstrekt.
Domein Martinus gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Domein Martinus bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?
Soort gegeven
Bewaartermijn en reden
Klantgegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u klant bent van Domein Martinus. Na einde lease overeenkomst, bewaart Domein Martinus maximaal zeven jaar uw gegevens (in verband met wettelijke verplichting).
Leverancier gegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zaken doen of zolang u onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.
Gegevens van sollicitanten
Uw gegevens als sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u toestemming hebt gegeven dat wij deze langer mogen bewaren. Dan worden uw gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.
Delen we uw gegevens?
Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in de datacentra van onze IT service providers.
Wij kunnen uw gegevens delen met betrokken derden zoals verzekeringsmakelaars, accountants/fiscalisten, overheidsdiensten, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of ten behoeve van direct marketingdoeleinden.
Domein Martinus verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt Domein Martinus uw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is.
Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij beveiligen uw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:
we beveiligen onze website;
onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord;
alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
Welke rechten heeft u met betrekking uw persoonsgegevens?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Domein Martinus. Ook heeft u in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@domeinmartinus.be.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan uw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.
Indien u klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen.
Wat als het privacybeleid van Domein Martinus wijzigt?
De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vindt u altijd op www.domeinmartinus.be. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 23 mei 2018.
